Buku QA ODL UPM - 2: Polisi, Governan dan Pakar ODL UPM

Bahagian ini menerangkan secara terperinci berkaitan polisi dan governan serta tanggungjawab PTJ atau individu di UPM yang terlibat dalam menawar, mengurus, memantau dan melaksana program ODL. Turut diketengahkan adalah polisi dan ketetapan MQA berkaitan program ODL yang perlu dirujuk dalam mengendalikan program ODL.    2.1 Polisi Penawaran Program ODL MQA   Surat makluman berkenaan dasar jaminan kualiti yang diputuskan dalam Mesyuarat Kajian Semula Dasar-Dasar Berkaitan Jaminan Kualiti (MKSDJK) KPT-MQA Bil. 1/2012 hingga Bil. 3/2013 bertarikh 23 Mei 2014 telah membenarkan Pemberi Pendidikan Tinggi (PPT) bukan berstatus terbuka menawarkan program pengajian secara ODL dengan syarat terdapat program yang sama ditawarkan secara konvensional dan telah mendapat Akreditasi Penuh.   Dasar ini disusuli dengan surat makluman MQA Bil. 7/2018 bertarikh 7 November 2018 yang menyatakan bahawa PPT yang berhasrat untuk menawarkan program pengajian secara ODL perlu memastikan syarat-syarat Akreditasi Penuh program yang dijalankan secara konvensional dipatuhi, termasuklah kepatuhan terhadap standard program yang berkaitan. Ketetapan turut merangkumi penukaran dan penambahan kaedah penyampaian program daripada konvensional atau/dan ODL, iaitu PPT perlu mendapatkan Akreditasi Sementara serta kelulusan Senat dan KPT untuk program berkenaan ditawarkan secara ODL.   Merujuk kepada situasi pandemik COVID-19, MQA mengambil maklum bahawa terdapat PPT konvensional di Malaysia yang telah mengoptimumkan pembelajaran secara dalam talian (online) dan jarak jauh (remote) mengikut kesesuaian bidang program.   Mengambil kira ketersediaan PPT konvensional di Malaysia dalam mengendalikan pembelajaran secara dalam talian sepenuhnya melalui pembangunan sistem dalam talian yang berstruktur, efisien dan efektif, MQA melalui surat makluman MQA Bil. 12/2020 iaitu Permohonan Pengajian dengan Kaedah Penyampaian Secara Open and Distance Learning (ODL) Tanpa Perlu Mempunyai Program Yang Sama dengan Kaedah Penyampaian Program Konvensional telah memutuskan bahawa PPT konvensional dibenarkan untuk menawarkan program pengajian dengan kaedah penyampaian secara ODL dengan memenuhi kriteria umum semasa proses Akreditasi Sementara.   Bagi pelaksanaan program ODL yang melibatkan pusat wilayah atau pusat pembelajaran di luar kawasan kampus induk, PPT perlu mendapatkan kelulusan pengendalian program daripada pihak KPT.   Secara ringkasnya, program ODL boleh ditawarkan pada semua tahap kelayakan tanpa mengira sama ada terdapat atau tidak program setara yang ditawarkan secara konvensional. Kategori program akademik yang ingin ditawarkan secara ODL terbahagi kepada dua (2) iaitu:        (i) program akademik baharu dengan kaedah penyampaian secara ODL; atau        (ii) program konvensional yang membuat penukaran atau penambahan kaedah  penyampaian             kepada secara ODL.   Program di bawah penyeliaan badan profesional perlu terlebih dahulu mendapat kelulusan badan profesional masing-masing untuk mengendalikan program secara ODL.

2.2   Polisi Penawaran Program ODL UPM   Komitmen dan sokongan terhadap penawaran program secara ODL telah bermula di UPM sejak tahun 1995 melalui penawaran program di peringkat Bacelor dan juga Master sehingga kini. Seiring dengan trend global masa kini iaitu Revolusi Industri 4.0 (IR4.0) dan era pendigitalan, UPM terus komited dan fokus dalam menyediakan peluang pembelajaran sepanjang hayat melalui penetapan inisiatif utama di bawah Objektif Strategik 3 dalam mencapai Matlamat 1 Pelan Strategik UPM 2021-2025 iaitu:   Matlamat 1: Melahirkan watak graduan berdaya tahan mendepani cabaran mendatang.   Objektif Strategik 3: Menambahkan nilai dan meningkatkan keberkesanan program akademik sepadan dengan keperluan semasa.   Inisiatif Utama: Memperkukuh ekosistem yang menggalakkan usaha pendigitalan melalui program akademik yang membenarkan pelajar antarabangsa kekal berada di luar negara (Offshore, Open and Distance Learning (ODL), online course dan micro-credential).   Penawaran program secara ODL sejajar dengan Matlamat Pendidikan UPM iaitu “Melahirkan Graduan Bitara Yang Holistik, Ihsan, Patriotisme dan Berdaya Tahan” dalam mendepani revolusi dan era pendigitalan masa kini yang menuntut pembentukan karakter graduan yang berdaya tahan dan mampu mendepani cabaran mendatang.

2.3 Governan dan Tanggungjawab Pelaksanaan Program ODL UPM   Governan ODL UPM melibatkan aspek pengurusan dan pentadbiran serta pemantauan kualiti perjalanan program sebagaimana yang ditunjukkan dalam Rajah 1 di bawah. Proses kelulusan pembangunan dan semakan program ODL melibatkan kelulusan peringkat fakulti/sekolah dan juga universiti seperti yang digambarkan dalam Rajah 2 berikutnya. Proses pembangunan program baharu dan semakan kurikulum program perlu mematuhi ketetapan sebagaimana prosedur dan garis panduan sedia ada untuk program prasiswazah dan siswazah.     Rajah 1 Kerangka Governan Jaminan Kualiti Program ODL UPM       Rajah 2 Proses Kelulusan Program ODL UPM   Peranan dan tanggungjawab yang jelas merupakan keperluan kepada pengurusan dan governan yang efektif. Setiap entiti di Rajah 1 Kerangka Governan Jaminan Kualiti Program ODL UPM perlu memainkan peranan dan tanggungjawab dalam memastikan aspek kualiti program ODL UPM mematuhi COPPA:ODL (2019). Peranan dan tanggungjawab setiap entiti berkenaan adalah sebagaimana berikut:        a. Polisi dan Jaminan Kualiti   Pusat Jaminan Kualiti (CQA) bertanggungjawab:   (i) membangun polisi/garis panduan/ketetapan berkaitan jaminan kualiti program ODL UPM;   (ii) memantau pematuhan program ODL UPM kepada standard COPPA:ODL (2019) melalui              pelaksanaan audit program; dan   (iii)  memantau serta memastikan penyenaraian dan pengemaskinian maklumat program dalam Daftar Kelayakan Malaysia (MQR).           Pusat Pembangunan Akademik (CADe) bertanggungjawab:   (i) sebagai Pakar Pembangunan ODL merangkumi penasihatan dan semakan penyampaian program ODL UPM berkaitan rangka kursus, JPP, SIM dan LMS;   (ii) membangun polisi/garis panduan/ketetapan berkaitan penyampaian program ODL UPM;   (iii) melatih pakar ODL di peringkat UPM dan PTJ;   (iv) menyedia dan menyelenggara platform LMS bagi program ODL UPM; dan   (v) merancang dan melaksana program latihan untuk staf akademik dan bukan akademik yang terlibat dengan program ODL, termasuk aspek teknikal dan integriti akademik.   Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik (BK & BAKD) dan Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) bertanggungjawab:   (i) membangun polisi/garis panduan/ketetapan berkaitan pembentukan program baharu dan semakan program ODL;   (ii) menguruskan penawaran, pendaftaran, pemindahan dan pengecualian kredit dan syarat bergraduat pelajar;   (iii) menguruskan pembentukan program baharu dan semakan semula kurikulum program ODL;   (iv) menyelaras permohonan, pemilihan dan kelulusan penawaran serta syarat bergraduat pelajar ODL yang diuruskan oleh pihak pengurus program; dan   (v) memantau pematuhan tempoh dan proses semakan semula program ODL oleh pemilik program.       b. Penawaran dan Semakan Program   Fakulti/Sekolah merupakan pemilik program iaitu entiti yang menawarkan kurikulum program ODL. Selaku pemilik program, fakulti/sekolah bertanggungjawab:     (i) menyedia dokumen program mengikut standard COPPA:ODL (2019) untuk tujuan permohonan program baharu, semakan semula kurikulum dan akreditasi;   (ii) memastikan kurikulum program yang ditawarkan memenuhi keperluan standard COPPA:ODL (2019);   (iii) memastikan kurikulum program disemak dan mematuhi proses kelulusan penawaran dan semakan kurikulum;   (iv) memastikan program melalui proses akreditasi mengikut tempoh akreditasi yang ditetapkan;   (v) membangun dan mengemas kini SIM kursus berdasarkan keperluan standard COPPA:ODL (2019);   (vi) melantik seorang (1) Pakar ODL PTJ yang berpengalaman mengendali/menilai/menjadi pakar rujuk program/kursus ODL di peringkat fakulti/sekolah;   (vii) menentukan penyelaras program bagi program ODL yang ditawarkan. Penyelaras program bertanggungjawab: menyelaras pengurusan perjalanan program yang merangkumi pemilihan pelajar, cadangan pensyarah kursus dan pentaksiran serta memperjelas peranan pensyarah kursus dalam membantu pembelajaran pelajar program ODL; menyelaras semakan kurikulum program; serta sebagai penghubung antara pemilik program dengan pengurus program dalam urusan perjalanan program ODL.   (viii) mendaftarkan program dan mengemas kini maklumat program ODL dalam MQR; dan    (ix) memastikan pensyarah kursus ODL sentiasa bersedia membimbing, memberi maklum balas, membantu dan mendokumentasi proses pemantauan penglibatan pelajar di dalam aktiviti PdP termasuk aspek akses dan fleksibiliti program ODL.         c.   Pengurus Operasi   UPMET atau entiti lain yang ditetapkan oleh UPM merupakan entiti yang mengurus pentadbiran dan operasi program ODL yang bertanggungjawab:   (i) mengurus proses pendaftaran pelajar dan program orientasi beserta menyediakan maklumat umum berkaitan perjalanan program ODL;   (ii) memproses maklumat pelajar, pendaftaran kursus, aktiviti PdP, pelantikan penyelaras program dan pengurusan pentaksiran pelajar program ODL;   (iii) melaksana latihan/tutorial berkaitan penggunaan LMS secara berkala kepada staf akademik dan bukan akademik yang terlibat secara langsung dengan aktiviti PdP dan pelajar;   (iv)  mengurus aspek teknikal LMS bagi memastikan kelancaran sistem dan platform untuk diakses dan digunakan oleh pelajar dengan berkesan;   (v) menyedia pakar teknikal LMS untuk tujuan penyelenggaraan, penambahbaikan sistem dan sebagai meja bantuan untuk sebarang aduan/masalah teknikal berkaitan sistem; dan   (vi) bekerjasama dengan pemilik program dalam menyediakan dokumen program mengikut keperluan standard yang berkaitan dengan LMS dan urusan pentadbiran lain. Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (iDEC) merupakan entiti yang berperanan membantu dan memberi perkhidmatan sokongan yang bertanggungjawab:   (i) menyedia, menyelenggara dan memantau infostruktur bagi melancarkan perjalanan operasi program ODL;   (ii) menyedia, menyelenggara dan memantau instalasi platform LMS; dan   (iii) mengurus proses capaian data daripada Sistem Maklumat Pelajar (SMP) bagi program prasiswazah dan Internet Graduate Information Management System (iGIMS) bagi program siswazah, serta penggunaan Putra ID untuk diguna di dalam LMS. d.      Pakar ODL UPM Pakar ODL di peringkat UPM dan PTJ perlu ditentukan dengan peranan dan tanggungjawab sebagaimana berikut:   (i)   Pakar Pembangunan ODL UPM Pakar Pembangunan ODL UPM merupakan pakar rujuk peringkat universiti yang bertanggungjawab dalam penasihatan dan semakan penyampaian program ODL UPM berkaitan rangka kursus, JPP, SIM dan LMS.   (ii) Pakar ODL UPM Pakar ODL UPM merupakan pakar rujuk peringkat universiti yang bertanggungjawab dalam penasihatan COPPA:ODL (2019), JPP dan SIM.   (iii) Pakar ODL PTJ Pakar ODL PTJ merupakan pakar rujuk peringkat fakulti/sekolah yang bertanggungjawab dalam penasihatan COPPA:ODL (2019), JPP dan SIM.